2017年秘书资格证二级考点：档案的检索规则
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公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
1.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
2.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
3.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中
有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
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