控制会议进程的技巧
(1)会议召开之前,主持人须认真研读有关文件材料,了解议题和议程,了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
(2)主持人必须严格守时,明确会议开始和结束的时间,准时开会和散会。
(3)主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论,不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见,更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己,不要以与众不同的姿态和语调讲话,忌各种语病。批评要有建议性,应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。
(4)在组织讨论时,应规定讨论与不讨论界限,给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向,并注意其方式,不能因此而挫伤发言积极性。
(5)应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析,正确集中大家的意见。经常用简明语言说明讨论要点和有关发言人的发言要点。
(6)当时机成熟时,应适时终止讨论或辩论,及时确认结论形成决议,一个议题结束后应立即转换议题,以免延误时间或节外生枝。
(7)多议题会议的议题安排次序应科学合理,一般情况下,需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。
(8)会议较长时,应安排暂短的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮,特别是某一问题或其中的一个方面的讨论尚未结束时。
(9)应以各种方法和措施,避免或减少与会者中途退席,特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。
(10)除非必要,一般不宜随意变更议程。
(11)主持者应声音洪亮,举止得体,有一定感染力,忌多余的动作(动眼睛、玩文具、搔头抖腿等),忌语无伦次缺乏自信。
(12)当会场出现混乱时,应保持镇静,及时采取措施结束混乱状态。
(13)注意创造与会议性质相适应的会议气氛,科学安排会议中的高潮与低潮,及时分发会议文件材料,监督工作人员及时认真地做好会议记录。
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